1. Objectif et portée

La présente politique vise à informer nos clients, partenaires, employés et sous-traitants sur la façon dont Groupe Optimum recueille, utilise, conserve, partage et protège les renseignements personnels, conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre de cette politique et sur l'ensemble de notre site web, le terme Groupe Optimum désigne collectivement nos trois entités légales : Fontaine Portes et Fenêtres inc., Espace Plomberie Optimum inc. et Plomberie Chauffage Optimum inc. Toutes les dispositions s'appliquent uniformément à l'ensemble de ces divisions.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

Le traitement des données personnelles est supervisé par notre responsable désignée :

• Responsable : Marie-Claude Lalande

• Courriel : info@optimumgroupe.ca

• Téléphone : 450 359-4900

Vous pouvez la contacter directement pour toute question, pour exercer vos droits ou pour signaler tout incident relatif à vos renseignements personnels.

3. Collecte des renseignements personnels

Selon la nature de notre relation, on peut recueillir différents types de données :

• Clients et prospects : Nom, prénom, coordonnées (adresse postale, courriel, téléphone), détails du projet et données financières nécessaires au traitement des soumissions et commandes.

• Fournisseurs et sous-traitants : Coordonnées d'affaires et informations bancaires pour le paiement.

• Employés et candidats : Historique d'emploi, NAS, coordonnées et données bancaires.

Ces renseignements sont collectés via nos formulaires en ligne (Wix Forms), nos modules de prise de rendez-vous (Wix Booking), nos appels téléphoniques, nos formulaires papier et nos échanges de courriels.

4. Enregistrements téléphoniques

On enregistre certains appels dans un but strict de formation et d'amélioration continue de notre service à la clientèle. Vous conservez le droit de refuser l'enregistrement au début de l'appel sans que cela n'affecte votre accès à nos services.

5. Utilisation des données

Vos renseignements personnels sont strictement utilisés pour :

• Coordonner les prises de mesures, les livraisons et les installations sur le terrain.

• Traiter les commandes sur mesure et gérer les garanties fabricants.

• Communiquer les suivis de projets et gérer les soumissions.

• Assurer la gestion administrative conformément à nos obligations légales.

6. Communication et hébergement hors Québec

Vos données peuvent être transmises à notre personnel autorisé, à nos sous-traitants d'installation et à nos fournisseurs dans le cadre strict de l'exécution de vos travaux.

• Transfert hors Québec : Dans le cadre du fonctionnement de notre écosystème numérique (notamment via la plateforme Wix, nos environnements cloud Microsoft 365 et nos outils d'analyse web), certains renseignements personnels peuvent être hébergés ou traités sur des serveurs sécurisés situés à l'extérieur du Québec. On s'assure que ces transferts font l'objet d'une protection juridique et technique équivalente.

7. Utilisation des technologies web, témoins (cookies) et automatisation

Notre site web utilise des témoins (cookies) et des balises d'analyse pour mesurer le trafic, optimiser l'expérience utilisateur et adapter nos contenus. Une bannière active vous permet de gérer vos préférences en tout temps.

On exploite des outils d'automatisation pour le traitement de données et les communications marketing (séquences d'information, suivis de soumission). Aucune décision produisant des effets juridiques sur vous n'est prise de manière 100 % automatisée.

8. Conservation, sécurité et gestion des incidents

Vos données sont conservées de manière sécurisée dans notre environnement contrôlé Microsoft 365 et dans nos bases de données protégées. Elles ne sont accessibles qu'au personnel autorisé et sont détruites ou anonymisées une fois les finalités atteintes ou les délais légaux écoulés.

• Gestion des incidents de confidentialité : En cas d'incident de sécurité ou de fuite de données impliquant un renseignement personnel, Groupe Optimum applique un protocole strict. Tout incident est immédiatement communiqué à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (Marie-Claude Lalande). On tient un registre officiel des incidents et on avise la Commission d'accès à l'information (CAI) ainsi que les personnes touchées si l'incident présente un risque de préjudice sérieux.

9. Procédure pour exercer vos droits (Loi 25)

Conformément à la législation, vous disposez des droits suivants :

• Accès et rectification : Consulter vos données ou demander la correction d'une erreur.

• Retrait du consentement : Annuler votre accord pour l'utilisation de vos données à tout moment.

• Suppression et désindexation : Demander l'effacement de vos données de nos registres.

• Portabilité : Obtenir une copie de vos données informatisées dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez remplir le formulaire dédié sur notre site web ou écrire directement par courriel à info@optimumgroupe.ca. On s'engage à vous répondre dans un délai maximal de 30 jours suivant la réception de votre demande.

10. Entrée en vigueur et mise à jour

Cette politique est en vigueur et révisée annuellement ou lors de tout changement législatif majeur.