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Politique de confidentialité de Groupe Optimum

Mise à jour : Septembre 2025

Cette politique est révisée annuellement au début septembre ou lors d'un changement majeur dans nos activités ou les exigences légales.

1. Objectif de la politique

La présente politique vise à informer nos clients, partenaires, employés et sous-traitants sur la façon dont Groupe Optimum recueille, utilise, conserve, partage et protège les renseignements personnels, conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Elle a pour but d'assurer une gestion responsable, transparente et sécuritaire de vos données.

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Dans le cadre de cette politique et de l'ensemble du site web, le terme "Groupe Optimum" fait référence collectivement aux trois entités légales suivantes : Fontaine Portes et Fenêtres inc., Espace Plomberie Optimum inc. et Plomberie Chauffage Optimum inc. Toutes les politiques de protection des renseignements personnels présentées ici s'appliquent à l'ensemble de ces entités.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

Le traitement des renseignements personnels est supervisé par notre responsable désignée :
Marie-Claude Lalande
Courriel : info@optimumgroupe.ca
Téléphone : 450 359-4900

Vous pouvez la contacter pour toute question ou pour exercer vos droits concernant vos données personnelles.

3. Renseignements personnels collectés

Nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels selon votre relation avec notre entreprise. Pour les employés, cela peut inclure le nom, les coordonnées, le NAS et les informations bancaires. Pour les fournisseurs et sous-traitants, nous pouvons recueillir les informations bancaires nécessaires au traitement des paiements.

Lors de l'envoi d'un formulaire en ligne, certaines informations personnelles sont recueillies pour nous permettre de vous contacter et de répondre à votre demande. De même, lorsque vous acceptez une soumission ou un bon de vente, certaines données sont requises pour permettre au personnel, aux installateurs, aux fournisseurs et aux sous-traitants d'assurer la planification, la gestion des installations, le suivi des garanties et la communication avec vous par courriel, téléphone ou par la poste.

4. Moyens de collecte des renseignements

Les renseignements sont collectés via différents canaux : formulaires papier ou électroniques, courriels, appels téléphoniques, demandes de soumissions, bons de commande, ainsi que lors de la signature de contrats ou la transmission d'information via notre site web.

Nous enregistrons certains appels téléphoniques dans le but de former notre personnel et d'améliorer l'expérience client. L'information recueillie est utilisée de façon strictement encadrée.

5. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis servent à planifier les installations, assurer la gestion des ventes, transmettre les bons documents aux fournisseurs ou transporteurs autorisés, offrir un service adapté et assurer un suivi administratif conforme à nos obligations légales. Ils permettent aussi la communication efficace avec nos clients et partenaires.

6. Communication des renseignements

Les renseignements peuvent être partagés avec les employés autorisés, les sous-traitants, les fournisseurs de services et les autorités réglementaires, dans la mesure où cela est nécessaire à la prestation des services ou requis par la loi.

7. Conservation et sécurité des données

Les renseignements personnels sont conservés pendant la durée requise par la loi et sont ensuite supprimés de manière sécuritaire. Notre parc informatique est protégé par des solutions de sécurité internes et tous nos employés utilisent un environnement contrôlé via Microsoft 365. L'ensemble de nos données est géré électroniquement dans des systèmes sécurisés et accédés uniquement par les personnes autorisées.

8. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que requis pour répondre aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou selon les exigences légales applicables.

9. Consentement

En utilisant nos services, en remplissant un formulaire, ou en acceptant une soumission, vous consentez à la collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels tels que prévus dans cette politique. Si vous n'acceptez pas ces conditions, nous vous invitons à ne pas utiliser nos services.

10. Procédure pour exercer vos droits

Toute personne peut faire une demande d'accès, de rectification, de suppression, de retrait de consentement, de portabilité ou de désindexation. Vous pouvez exercer ces droits en contactant notre responsable à l'adresse courriel info@optimumgroupe.ca.

Un formulaire est disponible sur notre site web pour traiter ces demandes. Un délai maximal de 30 jours est prévu pour répondre aux requêtes, conformément à la Loi 25.

11. Témoins (cookies)

Notre site web utilise des témoins (cookies) pour améliorer votre navigation, mesurer la fréquentation et adapter notre contenu. Une bannière active permet de gérer vos préférences en matière de cookies.

12. Entrée en vigueur et mise à jour

Cette politique est en vigueur depuis septembre 2024. Elle est révisée annuellement en septembre ou à la suite d’un changement législatif ou organisationnel important.

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